Optimierung des Stammdatenmanagements bei AGRAVIS

Einführung Geschäftspartner auf Basis von SAP MDG (Master Data Governance) in nur
9 Monaten

31. Januar 2023

Als eine von fünf landwirtschaftlichen Hauptgenossenschaften in Deutschland agiert die AGRAVIS Raiffeisen AG mit Unternehmenssitz in Münster mit rd. 7,3 Milliarden € Umsatz und mit knapp 6.400 Mitarbeiter:innen in den Sparten Agrar Großhandel, Märkte und Energie.

Im Großhandel versorgt AGRAVIS rund 1.000 Raiffeisen-Märkte in verschiedenen Regionen mit einem umfangreichen Angebot an Dienstleistungen und einem breiten Sortiment an Produkten einschließlich gut positionierten Eigenmarken.

Das von AGRAVIS in 2019 initiierte Programm DOCK hat sich die konzernweite Einführung von SAP S/4HANA zur Unterstützung der warenwirtschaftlichen Kernprozesse des Unternehmens zur Aufgabe gemacht – mit consenso als Implementierungspartner.

Im Zuge des Programms wurde die bisherige Systematik zur Erfassung und Pflege von „Business Partnern“ auf das neue SAP-Tool Master Data Governance (MDG) unter S/4HANA umgestellt. Mit MDG ist ein effizientes Stammdatenmanagement möglich. Es stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einheitlicher und klarer Prozesse auf Basis von SAP bei AGRAVIS dar.

Über das MDG werden Stammdaten in einem Antrag erfasst, um neue Business Partner-Daten anzulegen oder diese zu ändern. Business Partner (BP)-Objekte unter S/4HANA definieren die Geschäftsbeziehungen, die das Unternehmen zu einer Person oder Organisation unterhält. Einem BP werden hierzu Geschäftspartnerrollen wie Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger zugeordnet – Informationen, die in anderen ERP-Systemen oder in SAP ECC noch getrennt und damit mehrfach geführt wurden, mit Folgen wie Datenredundanz, geringer Transparenz und erhöhtem Pflegeaufwand.

Die Stammdatenpflege erfolgte bei AGRAVIS bislang unter IRIS, einer Eigenentwicklung für Stammdaten und warenwirtschaftliche Prozesse, die über das Programm DOCK perspektivisch komplett durch SAP abgelöst wird. Über das sogenannte OSS (Online Stammdaten Service) wurden hier Stammdaten auf Basis eines 2-stufigen Prozesses gepflegt, geprüft und freigegeben.

Die Vorteile der Ablösung durch das SAP MDG sind vielfach:

• Mit Einführung wurden der Prozess der Stammdatenpflege deutlich verschlankt und ist jetzt nur noch 1-stufig.
• Die Pflege UIs in Form von verschiedenen SAP Fiori-Kacheln sind übersichtlich, modern und anwenderfreundlich gestaltet.
• Bereits bei Antragserfassung erfolgt die erste von insgesamt zwei Dublettenprüfungen, mit deutlichen Auswirkungen auf Qualität der Daten und Pflegeaufwand.
• Ein Compliance Screening im Kontext der Anti-Terror-Prävention, bei AGRAVIS erforderlich, weil u.a. Treibstoffe und Düngemittel verkauft werden, erfolgt - nach wie vor über den gleichen Service-Anbieter – jetzt in Echtzeit bei Anlage der Daten und nicht mehr wie im OSS in einem Nachtlauf.
• Während das Altsystem keine Archivierungsfunktion hatte, werden AGBs jetzt direkt an den Antrag angehängt und im MDG archiviert.

Die Einführung der neuen Stammdatenverwaltung wurde im Projekt gut vorbereitet. Schon auf Basis des neuen MDG wurden die Bestandsdaten auf Dubletten geprüft und bereinigt. Nach einer Projektzeit von nur 9 Monaten konnte der Go-live „MDG – Business Partner“ erfolgen. Der nach Umstellung auf das neue System zunächst noch erhöhte Pflegeaufwand hat sich inzwischen relativiert und wird weiter sinken, auch mit Ablösung der aktuell noch weiterbetriebenen Altsysteme.

An anderen Stellen bringt die Verwaltung der Geschäftspartner-Stammdaten über das SAP MDG bereits heute deutliche Vorteile mit sich.

Mit monatlich deutlich mehr als 6.500 Anträgen auf Business Partner-Anlage oder Änderung profitiert AGRAVIS von der neuen, zentralen Lösung – der Prozess ist transparent, die Pflege vereinfacht, die Datenredundanz deutlich gesunken.

Auch die Integration neuer Firmen in die AGRAVIS-Strukturen ist leichter geworden. So konnten jüngst mehr als 2.000 Kunden eines von AGRAVIS zugekauften Unternehmens konsolidiert und in kürzester Zeit in die zentrale Stammdatenverwaltung integriert werden.

Die Einführung von SAP MDG bei AGRAVIS – ein Projekterfolg, auf den wir stolz sind und der nur durch die sehr gute Zusammenarbeit mit dem hochmotivierten AGRAVIS Fachbereich gelingen konnte. Vielen Dank hierfür!

Wir freuen uns auf die weiteren spannenden Herausforderungen im Programm DOCK!