Go-live der SAP S/4HANA Conversion bei SAGAFLOR

27. Dezember 2023

Die SAGAFLOR AG ist eine Verbundgruppe verschiedener Gartencenter und Tierhandlungen im deutschsprachigen Raum. Der Aktiengesellschaft haben sich mehr als 700 Standorte mit rund 10.000 MitarbeiterInnen angeschlossen. Die SAGAFLOR AG betreut ihre Partner*innen mit allen relevanten Dienstleistungen in den Bereichen Finanzen, Category Management, Marketing, Vertrieb und IT. Neben diesen umfangreichen und auf nachhaltigen Erfolg ausgerichteten Dienstleistungen bietet die SAGAFLOR ihren Partner*innen im Bereich Garten und Heimtier unter den Marken ZOO & Co., Tier Total, grün erleben und „... da blüh’ ich auf!“ ein kontinuierlich wachsendes Angebot an digitalen Marketingdienstleistungen und exklusiven Eigenmarken.

Im November 2022 starteten die Aktivitäten der consenso zur SAP S/4HANA Conversion der SAGAFLOR mit dem Schwerpunkt Financials – beginnend mit der Durchführung des consenso ReadinessChecks inkl. SAP S/4HANA Custom Code Analyse. Im Ergebnis lagen damit zu einem sehr frühen Zeitpunkt die wesentlichen Informationen zu den Zielen und Aufgaben des Umzugs auf SAP S/4HANA vor.

SAGAFLOR hatte sich für einen Brownfield-Ansatz entschieden, also die weitgehende Übernahme der bestehenden Abläufe und Funktionen aus der Business Suite in die neue S/4HANA Welt.

Änderungsbedarfe und Neuerungen gab es natürlich trotzdem, u.a. durch die notwendige Umstellung auf den neuen SAP Business Partner, die Einführung von SAP Fiori, die Migration des Rechnungswesen der SAGAFLOR in die neue SAP S/4HANA Welt und die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen an den vorhandenen kundeneigenen Entwicklungen. Letztere bildeten die Voraussetzung für die technische Conversion auf die SAP HANA Datenbank.

Um einen möglichst fehler- und damit stressfreien Go-live garantieren zu können, fanden im Vorfeld „Test-Transformationen“ statt – die erste im März 2023 in einem Sandbox System.

Eine zweite Umstellung folgte im Mai 2023 – immer noch auf dem Sandbox System, nun aber schon mit dem klaren Ziel der zeitlichen Planungsfindung. Darüber hinaus dienten die gewonnen Erkenntnisse der zweiten Testumstellung konkret dazu, die erforderlichen Anpassungen an den Entwicklungsobjekten zu validieren.

Ab Juli 2023 erfolgte mit dem COT3 die Umsetzung der Conversion auf der operativen Systemlandschaft. Vorab wurde das Testsystem der SAGAFLOR mit einer frischen Produktivsystemkopie versorgt, um dann die S/4-Umstellung erneut zu proben. Mit einem durch SAGAFLOR initiierten, intensiven Testing wurde gewährleistet, dass zu diesem Zeitpunkt bereits alle Fachbereiche ihre tägliche Arbeit unter S/4 verrichten konnten.

Im September 2023 fand dann der letzte Testlauf vor dem Go-live unter nahezu realen zeitlichen Bedingungen statt. Da die Fehlerquoten bei der reinen SAP Finance-Konvertierung nahezu durchgängig bei Null lagen und auch die Gesamtlaufzeiten für alle Teilbereiche der Transformation sehr gut waren, sahen alle Beteiligten – sowohl auf Seiten der SAGAFLOR als auch bei consenso – dem Go-live Wochenende positiv entgegensehen.

Am ersten Oktoberwochenende 2023 war es so weit – das Produktivsystem der SAGAFLOR wurde transformiert. Mit Beginn Freitagabend, 21 Uhr erfolgte zunächst die Sperrung sämtlicher User im System und daran anschließend die Durchführung eines Vorab-Checks und die Erstellung einer Datensicherung. In der folgenden Downtime wurde das System technisch auf S/4 gebracht.

Am Folgetag ab 18 Uhr stand die FI-Conversion an, die dann aber doch noch Überraschungen bei den Laufzeiten bereithielt. Nach einer kontrollierten Unterbrechung der Conversion und einem Systemneustart lagen die Verarbeitungszeiten wieder im erwarteten Rahmen. Die zeitliche Verzögerung ließ sich zwar nicht aufholen, da die Gesamtplanung aber immer noch valide war, war der Erfolg der Umstellung insgesamt nicht gefährdet – höchstens der Schlaf der beteiligten Consultants in dieser Nacht.

So wurden schließlich in rund 17 Stunden im Material Ledger 785.344.055 Datensätze im CKMLCR (Perioden-Summensätze Werte) und 755.885.506 Datensätze im CKMLPP (Perioden-Summensätze Mengen) in das S/4HANA System migriert, außerdem insgesamt 914.867.800 Buchungsbelegpositionen. Ein stattlicher Umfang!

Nach erfolgreichem Abschluss wurden noch die FI-Berichte kontrolliert, die notwendigen Entwicklungsanpassungen und Fiori-Einrichtungen vorgenommen und erste Fachbereichstests durchgeführt. Bereits am Montagabend wurde das System durch SAGAFLOR offiziell wieder freigegeben werden – und damit 1,5 Tage früher als ursprünglich vorgesehen!

Auch die Tage nach dem Go-live verliefen durchweg ruhig, so dass die Zusammenfassung lautet: Mission successfully completed!

Herzlichen Dank an alle Beteiligten der SAGAFLOR für eine stets gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit, die diesen Projekterfolg erst möglich gemacht hat. Wir freuen uns schon jetzt auf weitere, spannende Herausforderungen!

Foto: SAGAFLOR AG, Kassel (www.sagaflor.de)