Erhebliche Aufwandsreduzierung durch eine Automatisierung der Kassenupdates bei TOM TAILOR

24. Januar 2023

TOM TAILOR ist ein Casual Lifestyle-Unternehmen mit Sitz in Hamburg.

Von hier aus betreibt TOM TAILOR ihr Geschäft – online, über eigene Stores, Franchise Stores und Shop in Shop Filialen in mehr als 30 Ländern. Mit fast 3.000 Mitarbeitenden und rund 10 Kollektionen im Jahr gehört TOM TAILOR zu den führenden Unternehmen der Branche.

Im November 2022 wurde consenso von TOM TAILOR mit der Erstellung intelligenter Software-Roboter – sogenannter „Bots“ – zur Automatisierung von Kassenupdates beauftragt. Ziel des Projektes war die Reduzierung manueller Aufwände im Support und bei der Wartung der Kassensysteme.

Das Warten von Kassensystemen ist, bedingt durch die sehr engen Zeitfenster, in denen Arbeiten durchgeführt werden können, herausfordernd. Im Fashion Filialgeschäft sind Öffnungszeiten von 08:00 – 20:00 Uhr keine Seltenheit und vor allem Shopping Malls locken ihre Kunden immer häufiger mit verlängerten Öffnungszeiten. Händler mit einem großen Filialnetzwerk wie TOM TAILOR, die zudem international tätig sind, müssen also viele Kassen in sehr kurzer Zeit und ohne Beeinträchtigung des laufenden Geschäfts updaten. Bei zwei Releases pro Jahr eine schwer zu bewältigende und die IT-Ressourcen erheblich belastende Aufgabe.

Um diese auf mehrere „virtuelle“ Schultern zu verteilen, hat consenso gemeinsam mit TOM TAILOR den Kassenupdate-Prozess neu konzipiert und in einen Ablaufplan überführt. Dieser Ablaufplan wird zukünftig von intelligenten Bots abgearbeitet, die consenso mittels der RPA (Robotic Process Automation) Software UiPath erstellt hat.

Die Bots erledigen nicht nur die Aufgaben gemäß Ablaufplan, sie sind auch in der Lage, auf unerwartete Ereignisse adäquat zu reagieren. So bricht ein Update zum Beispiel nicht einfach ab, wenn die Internetleitung einmal ausgelastet ist, sondern wartet, bis die erforderlichen Parameter ausgeführt sind. Ein integriertes Logging und ein Benachrichtigungsmanagement erleichtern es der IT, den Updateprozess im Nachhinein zu überprüfen und entsprechend zu handeln, sollte ein Eingreifen erforderlich sein.

Zudem können die Bots neben dem reinen Update der Kassensoftware auch weitere Wartungsaufgaben erledigen, die außerhalb des eigentlichen Releasewechsels liegen, wie etwa Housekeeping Jobs oder die Konfiguration von Peripheriegeräten.

TOM TAILOR betreibt die Bots für den Updateprozess in einem sogenannten „unüberwachten“ Modus: Die Bots arbeiten eigenständig über Cloud Maschinen im Hintergrund und benötigen keinerlei Benutzereingaben. Mit dieser Methode kann eine Parallelität bei den Kassenupdates erreicht werden, welche ein Mitarbeitender im Support allein nicht sicherstellen könnte, was wiederum zu erheblichen Skaleneffekten führt.

Durch die Nutzung der intelligenten Bots konnte die Gesamtdauer für die Updates von rund 100 Kassen von über 100 Stunden auf etwa 10 Stunden reduziert werden. Die Supportmitarbeitenden validieren am Folgetag lediglich noch das erfolgreiche Update, Nacht- oder Wochenendarbeit ist nicht mehr erforderlich.

Wir bedanken uns herzlich bei TOM TAILOR für das Vertrauen und vor allem für die sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Es war uns eine Freude, das Projekt gemeinsam umsetzen zu dürfen.

^{Foto: JEROME (stock.adobe.com, mit freundlicher Genehmigung von TOM TAILOR)}