SAP S/4Finance bei der EDEKA Hessenring

22. August 2018

Die EDEKA Hessenring hat ihren Sitz in Melsungen bei Kassel und ist eine der sieben Regionalgesellschaften der EDEKA Gruppe. Die EDEKA Hessenring betreibt in ihrem eigenen Rechenzentrum ein großes SAP-System für die Bereiche Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Controlling. Mittelfristig plant die EDEKA Hessenring, für die Abbildung der warenwirtschaftlichen Prozesse das sogenannte LUNAR RWWS einzusetzen, ein SAP-Template, das die EDEKA IT-Tochter LUNAR für den Einsatz in allen EDEKA Regionalgesellschaften entwickelt hat.

Das LUNAR RWWS Template enthält nahezu alle denkbaren warenwirtschaftlichen Prozesse der EDEKA Gruppe, aber außer den integrativen buchhalterischen Prozessen keine weiteren finanzwirtschaftlichen Anwendungen. Innerhalb der LUNAR IT-Architektur ist für die Abbildung der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung generell ein eigenständiges SAP-System vorgesehen.

Die Herausforderung:

Vor der Umstellung auf LUNAR sollten bei der EDEKA Hessenring alle finanzwirtschaftlichen Prozesse aus dem bestehenden System in ein eigenständiges Finanz- und Controlling-System überführt werden. Das Zielsystem sollte ein SAP HANA-System sein, für die gesamte Umstellung wurde ein Zeitraum von 7 Monaten eingeplant.

Die Umsetzung:

Im Dezember 2017 beauftragte EDEKA Hessenring die consenso mit dem Migrationsprojekt für die Bereiche Buchhaltung, Anlagenwirtschaft und Controlling. Dafür stellte consenso ein Team mit 6 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen.

EDEKA-Hessenring und consenso entschieden sich gemeinsam für den sogenannten Green-Field Ansatz, um…

• endlich ein paar „alte Zöpfe“ abschneiden zu können und
• möglichst keine unnötigen alten Daten mitzuschleppen.

Für die technische Umsetzung der Migration nutzten wir den Umstand aus, dass sowohl das Quell- als auch das Zielsystem aktuelle SAP Systeme sind und entschieden uns, die Daten mit Hilfe von IDOCS über die SAP interne ALE Schnittstelle zu migrieren. Die Vorteile dafür lagen auf der Hand:

• Kein getrennter Aufwand für Download und Upload,
• kein aufwändiges Mapping in den beteiligten Systemen, da beide Systeme dieselben IDOC-Strukturen kennen und
• für die Verbuchung im Zielsystem konnten die Verarbeitungsroutinen der Standard IDOC Nachrichtentypen genutzt werden.

Geplant war, im Zeitraum Februar bis Juni monatlich eine Testmigration durchzuführen, jedoch konnten die ersten Tests im Februar und März aufgrund technischer Probleme bei der HANA-Installation nur in eine kleine Sandbox buchen. Ab April stand dann ein leistungsfähiges SAP HANA-System zur Verfügung. Der Cut Over-Test Ende Mai/Anfang Juni verlief bereits weitgehend fehlerfrei, die Laufzeit der Datenverbuchung lag mit etwa 25 Stunden im erwarteten Rahmen.

Die Produktivsetzung:

Bereits 3 Wochen vor dem Go-live wurde begonnen, die produktive FI/CO Maschine aufzubauen. Neben den gesamten Customizing-Einstellungen wurden sämtliche Stammdaten einschließlich der Anlagen vor dem eigentlichen Go-live übernommen. Am Go-live Wochenende selber wurden alle Bewegungsdaten und Salden (über 10 Millionen Belege) innerhalb von 9 Stunden übernommen, die anschließende fachliche Prüfung führte 19 Stunden nach dem Go-live zur Produktionsfreigabe.